Od rezervácie po  Zákony a predpisy. Plne automaticky.

Best Guest je platforma na registráciu hostí a automatizáciu dodržiavania predpisov, ktorá automatizuje online check-in, hlásenie miestnym úradom, evidenciu ubytovaných a správu miestnych poplatkov pre ubytovateľov naprieč Európou.

Nie, Best Guest nie je PMS systém — zameriava sa výhradne na registráciu hostí a legislatívne povinnosti, nie na ceny, dostupnosť alebo synchronizáciu predajných kanálov.

Závisí to od krajiny, kde sa vaša nehnuteľnosť nachádza — Best Guest podporuje systém hlásenia danej krajiny, od plne automatizovaných API (napríklad český UbyPort) až po pripravené podklady na ručné podanie tam, kde zatiaľ žiadny automatizovaný systém neexistuje.

Áno — Best Guest automaticky importuje rezervácie z Airbnb, Booking.com a väčšiny channel manažérov a PMS systémov.

Áno — Best Guest nenahrádza váš channel manager ani PMS; funguje súbežne s nástrojmi ako Guesty, Cloudbeds alebo Beds24 a sústredí sa na registráciu hostí a dodržiavanie právnych predpisov, nie na rezervácie, ceny alebo distribúciu. Rezervácie sa automaticky importujú z Guesty, Cloudbeds, Beds24 a ďalších podporovaných platforiem. Best Guest potom zabezpečuje online check-in, zber údajov o hosťoch, hlásenie miestnym úradom a evidenciu ubytovaných. Môžete si tak ponechať existujúce prevádzkové nástroje a zároveň sa zbaviť ručnej práce spojenej s registráciou hostí a zákonom požadovanými záznamami.

Áno — Best Guest vedie vašu evidenciu ubytovaných automaticky, vo formáte vyžadovanom vašou krajinou, a kedykoľvek ju máte pripravenú na kontrolu.

Áno — Best Guest sme postavili podľa právnych požiadaviek na registráciu hostí v každej podporovanej krajine, vrátane elektronických podpisov a kompletnej auditnej stopy.

Nie — hostia si nemusia inštalovať žiadnu aplikáciu, registráciu dokončia priamo v prehliadači.

Ak už máte živnostenské/firemné číslo, prístup do systému miestneho hlásenia a ste zaregistrovaní na miestny poplatok vo vašej obci, zvyčajne Best Guest nastavíte za menej ako hodinu. Ak vám niektorá z týchto registrácií ešte chýba, treba ju najprv dokončiť a nechať schváliť príslušným úradom. S registráciou na miestnom úrade aj s nastavením miestneho poplatku vám môžeme pomôcť, aby bol nábeh čo najplynulejší a najrýchlejší.

Best Guest automaticky pripomína hosťom nedokončenú registráciu a zároveň vás upozorní na chýbajúce údaje. V administrácii navyše prehľadne vidíte stav každej rezervácie, takže prípadné problémy odhalíte včas a môžete registráciu dokončiť pri príchode.

Hneď ako hostia dokončia online registráciu a vy ich údaje overíte vo svojom prehľade, Best Guest automaticky naformátuje a odošle záznam o plnení predpisov príslušnému miestnemu úradu — cez API tam, kde je dostupné, alebo ako podklady pripravené na podanie tam, kde nie je.

Best Guest automaticky vypočítava miestne poplatky z pobytu na základe údajov o hosťoch, zohľadňuje osoby oslobodené od poplatku a pomáha vám zbytočne nepreplácať. Zároveň vytvára prehľadné reporty a podklady vyžadované obecným úradom.

Právnu zodpovednosť za správnosť dát nesie vždy hostiteľ. Best Guest funguje ako pomocný automatizačný nástroj: môžete dáta kontrolovať ručne alebo povoliť plnú automatizáciu, zodpovednosť za správnosť pri odoslaní však vždy zostáva na ubytovateľovi.

Nie — Best Guest nezbiera fotografie dokladov. Online formulár pred príchodom zbiera adresné údaje, zákonné informácie a digitálny podpis.

Best Guest ponúka dva cenové modely: platbu za jednotlivé dokončené check-iny bez paušálu, alebo mesačné či ročné predplatné s neobmedzeným počtom formulárov na ponuku — oba zahŕňajú kompletnú funkcionalitu bez skrytých príplatkov.

Best Guest sa pripája s Guesty, Hostaway, Smoobu, Lodgify, Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Avantio, Beds24, Hostfully, Hostify, Uplisting a ďalšími PMS a channel managermi.

Best Guest importuje vaše rezervácie z booking kanálov alebo channel manažérov, pošle každému hosťovi bezpečný odkaz na online check-in pred príchodom a po overení pobytu automaticky odošle požadované hlásenie miestnemu úradu.

Áno — Best Guest môžete začať používať ešte pred dokončením registrácie na miestnom úrade a hneď ako vám prídu prístupové údaje, pomôžeme vám zapnúť automatizované alebo poloautomatizované hlásenie.

Best Guest uchováva dáta po zákonom požadovanú dobu a umožňuje ich export kedykoľvek počas archivácie. Po uplynutí retenčnej lehoty sú dáta bezpečne vymazané.

Nie — hostia môžu registráciu dokončiť buď pred príchodom, alebo priamo pri príchode, hoci vyplnenie vopred výrazne zrýchli proces a pomôže odhaliť chýbajúce údaje včas.

Hostia môžu registračné formuláre vyplňovať vo svojom preferovanom jazyku. Best Guest automaticky prispôsobí rozhranie tak, aby bol proces čo najjednoduchší pre domácich aj zahraničných návštevníkov.

Áno — Best Guest chráni údaje hostí šifrovanou komunikáciou, auditnými logmi a riadením prístupu podľa rolí, v súlade s GDPR.

Je to zákonom požadovaný záznam, ktorý musí ubytovateľ viesť o každom hosťovi a jeho hlásení — presný formát stanovuje každá krajina. Best Guest ho vedie automaticky a má ho pripravený na kontroly a exporty.

Best Guest nie je systém na správu ubytovania. Nespravuje ceny izieb, obsadenosť, distribúciu na predajné kanály ani výnosový manažment. Sústredí sa výhradne na registráciu hostí, online check-in, hlásenie miestnym úradom, evidenciu ubytovaných a dodržiavanie predpisov — vo všetkých krajinách, kde pôsobíte.

Áno — Best Guest funguje pre jednotlivé apartmány, penzióny, hotely aj správcov väčších portfólií, a všetky rezervácie, registrácie hostí aj zákonné evidencie zostávajú prehľadne oddelené podľa jednotlivých ubytovaní.

Áno — evidenciu ubytovaných, hlásenia miestnych poplatkov aj ďalšie záznamy si môžete kedykoľvek exportovať pre kontroly, miestne úrady alebo vlastný archív.

Best Guest automaticky kontroluje povinné polia a upozorňuje hostí na chýbajúce informácie. Ak si registrácia vyžaduje pozornosť, jej stav sa prehľadne zobrazí v administrácii a hosť dostane automatickú pripomienku na doplnenie údajov. Ubytovateľ má zároveň možnosť všetky údaje ručne upraviť alebo doplniť priamo v administrácii. Konečná kontrola a potvrdenie správnosti údajov tak vždy zostáva na strane prevádzkovateľa ubytovania.

Áno — hlavný hosť môže ostatných spolucestujúcich pozvať na samostatné vyplnenie údajov, alebo ich vyplniť za nich priamo; Best Guest podporuje oba spôsoby.

Áno — Best Guest môžete začať používať pre nové rezervácie bez nutnosti prevádzať historické záznamy, a ak budete chcieť staršie dáta importovať neskôr, radi pomôžeme.

Pred ukončením služby si môžete kedykoľvek exportovať svoje záznamy a zákonné evidencie. Vaše dáta zostávajú bezpečne dostupné a prenosné.

Áno — ponúkame bezplatnú skúšobnú verziu bez nutnosti zadávať platobnú kartu.

Best Guest podporuje správcov viacerých objektov aj externých správcov nehnuteľností. Prístupové práva a prehľadné rozhranie umožňujú efektívnu správu väčších portfólií.

Nie — hostia nemusia inštalovať aplikáciu ani si vytvárať účet; stačí otvoriť bezpečný odkaz a vyplniť údaje v prehliadači.

Nie — hostia môžu registračné údaje vyplniť ešte pred príchodom, takže si ich môžete vopred skontrolovať v administrácii.

Best Guest priebežne sleduje zmeny v predpisoch o ubytovaní, požiadavkách na hlásenie a pravidlách miestnych poplatkov vo všetkých krajinách, ktoré podporuje. Aktualizácie systému prebiehajú automaticky, takže formuláre ani procesy nemusíte pri zmene legislatívy ručne upravovať.

Áno — Best Guest funguje rovnako dobre pre jeden apartmán aj pre desiatky či stovky ponúk, takže môžete začať v malom a neskôr rásť bez zmeny procesov ani nutnosti prechodu na iný systém.

Pomôžeme s prvotným nastavením, integráciami a v prípade potreby aj s registráciou na miestnom úrade alebo pre miestne poplatky. Cieľom je čo najrýchlejšie a najplynulejšie vás rozbehnúť, vo všetkých krajinách, kde pôsobíte.

Hosť môže registráciu dokončiť na akomkoľvek zariadení s internetovým prehliadačom, vrátane počítača alebo tabletu. Ak to nie je možné, môže údaje doplniť ubytovateľ priamo v administrácii Best Guest.

Áno — Best Guest podporuje ako samoobslužné, tak osobné odbavenie hostí.

Best Guest podporuje rezervácie vytvorené cez verejné rezervačné odkazy aj vlastné webové stránky. Hosťom je možné automaticky zaslať registračné formuláre a spustiť proces online check-inu bez ručnej práce.

Vo väčšine prípadov áno. Hneď ako máte všetky požadované údaje o hosťovi, hlásenie zvyčajne môžete odoslať ešte pred jeho fyzickým príchodom — miestne predpisy väčšinou stanovujú len najneskorší termín hlásenia, nie najskorší možný okamih. Best Guest umožňuje ubytovateľom odoslať údaje o hosťovi hneď po dokončení online check-inu, tam, kde to miestny systém podporuje.