Automaticky zbierajte registráciu hostí pred príchodom pomocou nástrojov komunikácie s hosťami v Guestline a Best Guest.

Odhadovaný čas nastavenia: 5–10 minút.

Čo toto nastavenie robí

Po dokončení tohto nastavenia:

✓ Rezervácia sa vytvorí v Guestline ✓ Guestline spustí komunikáciu pred príchodom ✓ Hosť dostane registračný odkaz Best Guest ✓ Hosť dokončí registráciu ✓ Best Guest automaticky spracuje rezerváciu

Bez potreby ručného zberu registrácie.

Než začnete

  • Aktívny účet Guestline s nástrojmi Guest Journey a zapnutou komunikáciou o rezerváciách
  • Účet Best Guest
  • Váš registračný odkaz Best Guest, napr.
https://bestguest.app/l/vasa-ponuka?channel=guestline

(Použite svoj skutočný odkaz. ?channel=guestline zaznamená pôvod rezervácie.)

Použite správny odkaz: každá ponuka — byt, izba, stan, karavan alebo akákoľvek vaša najmenšia rezervovateľná jednotka — má svoj vlastný jedinečný registračný odkaz. Ak spravujete viac ponúk, overte si, že kopírujete ten správny. Všetky odkazy nájdete v Best Guest v sekcii Ubytovanie → [ubytovanie] → Ponuky → Kopírovať odkaz na ponuku, alebo ich získate v kroku Ponuky počas onboardingu.

Cesta 1 — Automatická správa

Odporúčania Guestline pre skúsenosť hosťa navrhujú využiť komunikáciu pred príchodom na dokončenie administratívnych úloh vopred a znížiť záťaž recepcie.

  1. Guestline komunikačné nástroje pre hostí sú súčasťou Rezlynx: v System menu → Template Editor vytvorte alebo vyberte e-mailovú šablónu a vložte do nej Guestline odkaz GuestStay check-in URL (hostia môžu registráciu dokončiť kedykoľvek od 14 dní pred príchodom až do dňa príchodu) — prípadne ho nahraďte vlastným registračným odkazom Best Guest.
  2. V System → Tools → Template Automation kliknite na + New Job a naplánujte túto šablónu s časovým posunom pred príchodom (napr. 2 dni).
  3. Úlohu pomenujte „Best Guest Registrácia”. Ak chcete cieliť na konkrétne kanály, filtrujte podľa Media Source — nie podľa System Source, ktorý filtruje podľa toho, kde rezervácia vznikla (napr. Rezlynx), nie podľa predajného kanála. Ďalšie dostupné filtre sú rate plan, package, booking status a market segment.
  4. Pridajte text správy a vložte svoj registračný odkaz Best Guest:
Predmet: Dokončite svoj online check-in

Dobrý deň {{guest_first_name}},

pred príchodom prosím dokončite online registráciu hosťa.

Registrácia:
https://bestguest.app/l/vasa-ponuka?channel=guestline

Proces zvyčajne zaberie menej než 2 minúty.

Dokončenie registrácie pred príchodom nám pomáha pripraviť všetko pre váš pobyt.

Ďakujeme, tešíme sa na vás.

Komunikáciu udržujte zamerané — nekombinujte ju s informáciami o raňajkách, upgradmi izby, žiadosťami o platbu ani pokynmi na prístup. Guestline odporúča vyhýbať sa prekrývajúcej sa komunikácii s hosťami naprieč systémami.

Odporúčanie: pripomienka jeden deň po príchode

Best Guest automaticky pripomenie hlavnému hosťovi, ak registráciu začal, ale nedokončil ju. Ak hosť formulár vôbec neotvorí, táto automatická pripomienka ho nezastihne — preto sa oplatí naplánovať druhú správu Guest Communication, a to 1 deň po príchode namiesto pred ním, iba s odkazom:

Dobrý deň {{guest_first_name}},

je všetko v poriadku? Vyplnili ste všetky formuláre a sú údaje správne?
Ak ešte potrebujete niečo doplniť alebo zmeniť, použite tento odkaz:
https://bestguest.app/l/vasa-ponuka

Cesta 2 — Synchronizácia iCal

Guestline vo svojom verejnom centre pomoci export iCal/ICS nedokumentuje (vyhľadávanie „iCal” nevracia žiadne výsledky), takže presný postup tu nevieme uviesť. Overte možnosti exportu kalendára u svojho account manažéra v Guestline (dnes súčasť skupiny The Access Group) — ak takýto feed existuje, vložte ho do funkcie Overenie rezervácií v Best Guest rovnako ako každý iný iCal odkaz.

Odporúčaný harmonogram

  • Rezervácia potvrdená → iba potvrdenie
  • 2–3 dni pred príchodom → registrácia Best Guest
  • V deň príchodu → pokyny na prístup
  • 1 deň po príchode → pripomienka pre hostí, ktorí nedokončili registráciu
  • V deň odchodu → poďakovanie

Riešenie problémov

Hosť registráciu nikdy nedostal — skontrolujte, že je komunikácia zapnutá, časovanie spustenia, či existuje e-mail hosťa, a ktorý systém vlastní komunikáciu (Guestline vs. externý nástroj).

Hostia dostávajú duplicitné e-maily — skontrolujte, či správy odosiela CRM, PMS aj check-in platforma súčasne; použite jedného vlastníka komunikácie.

Registrácia dokončená, ale rezervácia chýba — overte registračnú URL, ?channel=guestline a že sa odoslanie skutočne dokončilo.

Škálovanie naprieč portfóliom

  • 1 ponuka → jeden registračný postup
  • 2–10 ponúk → skupiny ponúk
  • 10+ ponúk → centralizovaná správa cesty hosťa

Po nasadení základného postupu zvážte personalizáciu podľa cenového plánu, oddelenie OTA vs. priamych rezervácií a posielanie pripomienok len pri nedokončených registráciách.

Ďalšie kroky

Časté otázky

Má sa registrácia spájať s ďalšími informáciami pred príchodom?

Nie — registračnú správu udržujte zamerané. Nekombinujte ju s informáciami o raňajkách, upgradmi izby, žiadosťami o platbu ani pokynmi na prístup; samotné odporúčania Guestline radia vyhýbať sa prekrývajúcej sa komunikácii s hosťami naprieč systémami.

Ako mám toto škálovať pri väčšom portfóliu?

Začnite s jedným univerzálnym postupom pre 1 ponuku. Pri 2–10 ponukách použite skupiny ponúk. Pri 10+ ponukách prejdite na centralizovanú správu cesty hosťa namiesto konfigurácie každej ponuky samostatne.

Iba informatívne

Táto stránka slúži iba pre všeobecnú informáciu a nie je právnym ani daňovým poradenstvom. Sadzby, lehoty a oslobodenia stanovuje zákon a obecné vyhlášky a môžu sa meniť — aktuálne požiadavky si vždy overte na svojej obci alebo u odborného poradcu.