Automaticky shromažďujte registraci hostů před příjezdem pomocí komunikačních nástrojů Guestline a Best Guest.

Odhadovaná doba nastavení: 5–10 minut.

Co toto nastavení udělá

Po dokončení nastavení:

✓ Rezervace vznikne v Guestline ✓ Guestline spustí komunikaci před příjezdem ✓ Host obdrží odkaz na registraci v Best Guest ✓ Host dokončí registraci ✓ Best Guest automaticky zpracuje rezervaci

Není potřeba ruční sběr údajů od hostů.

Než začnete

  • Aktivní účet Guestline s nástroji Guest Journey a zapnutou komunikací o rezervacích
  • Účet Best Guest
  • Váš registrační odkaz Best Guest, např.
https://bestguest.app/l/vase-nabidka?channel=guestline

(Použijte svůj skutečný odkaz. ?channel=guestline zaznamená původ rezervace.)

Použijte správný odkaz: každá nabídka — byt, pokoj, stan, karavan nebo jakákoli vaše nejmenší rezervovatelná nabídka — má svůj vlastní jedinečný registrační odkaz. Pokud správujete více nabídek, ověřte, že kopírujete ten správný. Všechny odkazy najdete v Best Guest v sekci Ubytování → [ubytování] → Nabídky → Kopírovat odkaz na nabídku, nebo je získáte v kroku Nabídky během onboardingu.

Cesta 1 — Automatická zpráva

Guestline ve svých doporučeních pro zkušenost hosta navrhuje využít komunikaci před příjezdem k vyřízení administrativních úkolů předem a snížení zátěže recepce.

  1. Komunikační nástroje Guestline pro hosty jsou součástí Rezlynx: v System menu → Template Editor vytvořte nebo vyberte e-mailovou šablonu a vložte do ní Guestline odkaz GuestStay check-in URL (hosté mohou registraci dokončit kdykoli od 14 dnů před příjezdem až do dne příjezdu) — případně ho nahraďte vlastním registračním odkazem Best Guest.
  2. V System → Tools → Template Automation klikněte na + New Job a naplánujte tuto šablonu s časovým posunem před příjezdem (např. 2 dny).
  3. Úlohu pojmenujte „Best Guest Registrace”. Pokud chcete cílit na konkrétní rezervační kanály, filtrujte podle Media Source — ne podle System Source, který filtruje podle toho, kde rezervace vznikla (např. Rezlynx), nikoli podle prodejního kanálu. Mezi další dostupné filtry patří rate plan, package, booking status a market segment.
  4. Přidejte text zprávy a vložte svůj registrační odkaz Best Guest:
Předmět: Dokončete svůj online check-in

Dobrý den {{guest_first_name}},

před příjezdem prosím dokončete online registraci hosta.

Registrace:
https://bestguest.app/l/vase-nabidka?channel=guestline

Proces obvykle zabere méně než 2 minuty.

Dokončení registrace před příjezdem nám pomáhá připravit vše pro váš pobyt.

Děkujeme, těšíme se na vás.

Komunikaci udržujte zaměřenou pouze na registraci — nekombinujte ji s informacemi o snídani, upgradem pokoje, žádostmi o platbu ani pokyny k ubytování. Guestline doporučuje vyhýbat se překrývající se komunikaci s hosty napříč systémy.

Doporučení: připomínka jeden den po příjezdu

Best Guest automaticky připomene hlavnímu hostovi, pokud registraci začal, ale nedokončil ji. Pokud host formulář vůbec neotevře, tato automatická připomínka ho nezastihne — proto se vyplatí naplánovat druhou zprávu v Guest Communication, a to 1 den po příjezdu místo před ním, pouze s odkazem:

Dobrý den {{guest_first_name}},

je vše v pořádku? Vyplnili jste všechny formuláře a jsou údaje správné?
Pokud ještě potřebujete něco doplnit nebo změnit, použijte tento odkaz:
https://bestguest.app/l/vase-nabidka

Cesta 2 — Synchronizace iCal

Veřejné centrum nápovědy Guestline export iCal/ICS nedokumentuje (vyhledávání „iCal” nevrací žádné výsledky), takže přesný postup zde nemůžeme uvést. Ověřte možnosti exportu kalendáře u svého account manažera v Guestline (dnes součástí skupiny The Access Group) — pokud takový feed existuje, vložte ho do funkce Ověření rezervací v Best Guest stejně jako jakýkoli jiný iCal odkaz.

Doporučený harmonogram

  • Rezervace potvrzena → pouze potvrzení
  • 2–3 dny před příjezdem → registrace přes Best Guest
  • V den příjezdu → instrukce k příjezdu
  • 1 den po příjezdu → připomínka pro hosty, kteří nedokončili registraci
  • V den odjezdu → poděkování

Řešení potíží

Host nedostal registrační zprávu — zkontrolujte, že je komunikace zapnutá, časování spuštění, zda existuje e-mail hosta, a který systém komunikaci vlastní (Guestline vs. externí nástroj).

Host dostává duplicitní e-maily — zkontrolujte, zda zprávy neodesílá zároveň CRM, PMS i check-in platforma; použijte jednoho vlastníka komunikace.

Registrace dokončena, ale rezervace chybí — ověřte registrační URL, ?channel=guestline a že se odeslání skutečně dokončilo.

Škálování napříč portfoliem

  • 1 hotel → jedna registrační automatizace
  • 2–10 hotelů → skupiny objektů
  • 10+ hotelů → centrální správa Guest Journey

Po nasazení základního postupu zvažte personalizaci podle typu pobytu, oddělení OTA a přímých rezervací a zasílání připomínek pouze u nedokončených registrací.

Další kroky

Pouze informativní

Tato stránka slouží pouze pro obecnou informaci a není právním ani daňovým poradenstvím. Sazby, lhůty a osvobození stanoví zákon a obecní vyhlášky a mohou se měnit — aktuální požadavky si vždy ověřte u své obce nebo odborného poradce.