Od rezervace po  cizineckou policii.

Best Guest je platforma pro registraci hostů a automatizaci dodržování předpisů, která automatizuje online check-in, hlášení místním úřadům, evidenci ubytovaných a správu místních poplatků pro ubytovatele napříč Evropou.

Ne, Best Guest není PMS systém — zaměřuje se výhradně na registraci hostů a legislativní povinnosti, nikoli na ceny, dostupnost nebo synchronizaci prodejních kanálů.

Záleží na zemi, kde se vaše nemovitost nachází — Best Guest podporuje systém hlášení dané země, od plně automatizovaných API (například český UbyPort) až po připravené podklady k ručnímu podání tam, kde zatím žádný automatizovaný systém neexistuje.

Ano — Best Guest automaticky importuje rezervace z Airbnb, Booking.com a většiny channel managerů a PMS systémů, a u rezervací z veřejných rezervačních odkazů může zároveň bez ručního zásahu odeslat registrační formuláře a zahájit online check-in.

Ano — Best Guest vede vaši evidenci ubytovaných automaticky, ve formátu vyžadovaném vaší zemí, a kdykoliv ji máte připravenou ke kontrole.

Ano — Best Guest jsme postavili podle právních požadavků na registraci hostů v každé podporované zemi, včetně elektronických podpisů a kompletní auditní stopy.

Best Guest automaticky připomíná hostům nedokončenou registraci a zároveň vás upozorní na chybějící údaje. V administraci navíc přehledně vidíte stav každé rezervace, takže případné problémy odhalíte včas a můžete registraci dokončit při příjezdu.

Jakmile hosté dokončí online registraci a vy jejich údaje ověříte na svém přehledu, Best Guest automaticky zformátuje a odešle záznam o plnění předpisů příslušnému místnímu úřadu — přes API tam, kde je dostupné, nebo jako podklady připravené k podání tam, kde není.

Best Guest automaticky vypočítává místní poplatky z pobytu na základě údajů o hostech, zohledňuje osoby osvobozené od poplatku a pomáhá vám zbytečně nepřeplácet. Současně vytváří přehledné reporty a podklady požadované obecními úřady.

Ne — samotný online check-in formulář fotografie dokladů nesbírá. Sbírá adresní údaje, zákonem vyžadované informace a digitální podpis hosta. Volitelný skener dokladů pro recepci funguje jinak: rozpoznávání textu probíhá přímo v telefonu a snímek se nikam neukládá ani neodesílá, pokud to sami nepovolíte.

Best Guest se propojuje s Guesty, Hostaway, Smoobu, Lodgify, Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Avantio, Beds24, Hostfully, Hostify, Uplisting, Tokeet, OwnerRez, iGMS, Rentals United, Sirvoy, RMS Cloud, eviivo, Guestline, Little Hotelier, Zeevou a Amenitiz, a přímo také s OTA kanály Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, Agoda a Trip.com. Návody k nastavení najdete na stránce integrací.

Best Guest importuje vaše rezervace z booking kanálů nebo channel manažerů, pošle každému hostovi bezpečný odkaz na online check-in před příjezdem a po ověření pobytu automaticky odešle požadované hlášení místnímu úřadu.

Ano — Best Guest můžete začít používat ještě před dokončením registrace u místního úřadu a jakmile vám přijdou přístupové údaje, pomůžeme vám zapnout automatizované nebo poloautomatizované hlášení.

Best Guest uchovává data po zákonem požadovanou dobu a umožňuje jejich export kdykoliv během archivace. Po uplynutí retenční lhůty jsou data bezpečně odstraněna v souladu s platnými předpisy.

Ne — hosté mohou registraci dokončit buď před příjezdem, nebo přímo při příjezdu, byť vyplnění předem výrazně zrychlí proces a pomůže odhalit chybějící údaje včas.

Ve 43 jazycích — mimo jiné anglicky, německy, česky, slovensky, francouzsky, italsky, španělsky, polsky, ukrajinsky, rusky, arabsky, čínsky, japonsky a korejsky. Formulář se hostovi otevře rovnou v jeho jazyce, takže s vyplněním nepotřebuje pomoc.

Ano — Best Guest chrání údaje hostů šifrovanou komunikací, auditními logy a řízením přístupu podle rolí, v souladu s GDPR.

Je to zákonem požadovaný záznam, který musí ubytovatel vést o každém hostovi a jeho hlášení — přesný formát stanovuje každá země. Best Guest ho vede automaticky a má ho připravený pro kontroly a exporty.

Nespravuje ceny pokojů, obsazenost ani distribuci na prodejní kanály — rezervace a cenotvorbu si dál řešíte ve svém PMS nebo channel manageru. A nevyřídí za vás vlastní registrace u úřadů: podnikatelské oprávnění, přístup k hlášení i registraci k místnímu poplatku musíte mít vy. Jakmile je máte, přebíráme veškerou navazující administrativu — online check-in, evidenci ubytovaných, hlášení místním úřadům i výpočet poplatků, ve všech zemích, kde působíte.

Ano — Best Guest funguje pro jednotlivé apartmány, penziony, hotely i správce větších portfolií, a všechny rezervace, registrace hostů i zákonné evidence můžete spravovat z jednoho rozhraní.

Ano — evidenci ubytovaných, hlášení místních poplatků i další záznamy si můžete kdykoliv exportovat pro kontroly, místní úřady nebo vlastní archiv.

Best Guest automaticky kontroluje povinná pole a upozorňuje hosty na chybějící informace. Pokud registrace vyžaduje pozornost, její stav se přehledně zobrazí v administraci a host obdrží automatickou připomínku k doplnění údajů. Ubytovatel má zároveň možnost všechny údaje ručně upravit nebo doplnit přímo v administraci. Konečná kontrola a potvrzení správnosti údajů tak vždy zůstává na straně provozovatele ubytování.

Ano — hlavní host může ostatní spolucestující pozvat k samostatnému vyplnění údajů, nebo je vyplnit za ně přímo; Best Guest podporuje oba způsoby.

Best Guest podporuje správce více objektů i externí správce nemovitostí. Přístupová práva a přehledné rozhraní umožňují efektivní správu větších portfolií.

Ne — hosté nemusí instalovat aplikaci ani si vytvářet účet; stačí otevřít bezpečný odkaz, vyplnit údaje a potvrdit registraci v prohlížeči.

Ne — hosté mohou registrační údaje vyplnit ještě před příjezdem, takže je můžete předem zkontrolovat v administraci; za správnost a zákonné vedení evidencí ale vždy odpovídá provozovatel ubytování. Ubytovatel má zároveň možnost všechny údaje ručně upravit nebo doplnit přímo v administraci.

Ano — Best Guest funguje stejně dobře pro jeden apartmán i pro desítky či stovky nabídek, takže můžete začít v malém a později růst bez změny procesů nebo softwaru.

Pomůžeme s prvotním nastavením, integracemi a v případě potřeby i s registrací u místního úřadu nebo pro místní poplatky. Cílem je co nejrychleji a nejplynuleji vás rozjet, ve všech zemích, kde působíte.

Host může registraci dokončit na jakémkoliv zařízení s internetovým prohlížečem, včetně počítače nebo tabletu. Pokud to není možné, může údaje doplnit ubytovatel přímo v administraci Best Guest.

Ano — Best Guest podporuje jak samoobslužné, tak osobní odbavení hostů, takže údaje můžete zkontrolovat společně při příjezdu nebo využít registraci předem online.

Best Guest podporuje rezervace vytvořené přes veřejné rezervační odkazy i vlastní webové stránky. Hostům lze automaticky zaslat registrační formuláře a zahájit proces online check-inu bez ruční práce.

Ve většině případů ano. Jakmile máte všechny požadované údaje o hostovi, hlášení obvykle můžete odeslat ještě před jeho fyzickým příjezdem — místní předpisy většinou stanovují jen nejzazší termín hlášení, ne nejdřívější možný okamžik. Best Guest umožňuje ubytovatelům odeslat údaje o hostovi hned po dokončení online check-inu, tam, kde to místní systém podporuje.