Od rezervace po  Zákony a předpisy. Plně automaticky.

Best Guest je platforma pro registraci hostů a automatizaci dodržování předpisů, která automatizuje online check-in, hlášení místním úřadům, evidenci ubytovaných a správu místních poplatků pro ubytovatele napříč Evropou.

Ne, Best Guest není PMS systém — zaměřuje se výhradně na registraci hostů a legislativní povinnosti, nikoli na ceny, dostupnost nebo synchronizaci prodejních kanálů.

Záleží na zemi, kde se vaše nemovitost nachází — Best Guest podporuje systém hlášení dané země, od plně automatizovaných API (například český UbyPort) až po připravené podklady k ručnímu podání tam, kde zatím žádný automatizovaný systém neexistuje.

Ano — Best Guest automaticky importuje rezervace z Airbnb, Booking.com a většiny channel managerů a PMS systémů, a u rezervací z veřejných rezervačních odkazů může zároveň bez ručního zásahu odeslat registrační formuláře a zahájit online check-in.

Ano — Best Guest nenahrazuje váš channel manager ani PMS; funguje souběžně s nástroji jako Guesty, Cloudbeds nebo Beds24 a soustředí se na registraci hostů a dodržování právních předpisů, ne na rezervace, ceny nebo distribuci. Rezervace se automaticky importují z Guesty, Cloudbeds, Beds24 a dalších podporovaných platforem. Best Guest pak zajišťuje online check-in, sběr údajů o hostech, hlášení místním úřadům a evidenci ubytovaných. Můžete si tak ponechat stávající provozní nástroje a zároveň se zbavit ruční práce spojené s registrací hostů a zákonem požadovanými záznamy.

Ano — Best Guest vede vaši evidenci ubytovaných automaticky, ve formátu vyžadovaném vaší zemí, a kdykoliv ji máte připravenou ke kontrole.

Ano — Best Guest jsme postavili podle právních požadavků na registraci hostů v každé podporované zemi, včetně elektronických podpisů a kompletní auditní stopy.

Ne — hosté si nemusí instalovat žádnou aplikaci, registraci dokončí přímo v prohlížeči po obdržení bezpečného odkazu.

Pokud už máte živnostenské/firemní číslo, přístup do systému místního hlášení a jste zaregistrovaní k místnímu poplatku u vaší obce, obvykle Best Guest nastavíte za méně než hodinu. Pokud vám některá z těchto registrací ještě chybí, je potřeba ji nejdřív dokončit a nechat schválit příslušným úřadem. S registrací u místního úřadu i s nastavením místního poplatku vám můžeme pomoct, aby byl nástup co nejplynulejší a nejrychlejší.

Best Guest automaticky připomíná hostům nedokončenou registraci a zároveň vás upozorní na chybějící údaje. V administraci navíc přehledně vidíte stav každé rezervace, takže případné problémy odhalíte včas a můžete registraci dokončit při příjezdu.

Jakmile hosté dokončí online registraci a vy jejich údaje ověříte na svém přehledu, Best Guest automaticky zformátuje a odešle záznam o plnění předpisů příslušnému místnímu úřadu — přes API tam, kde je dostupné, nebo jako podklady připravené k podání tam, kde není.

Best Guest automaticky vypočítává místní poplatky z pobytu na základě údajů o hostech, zohledňuje osoby osvobozené od poplatku a pomáhá vám zbytečně nepřeplácet. Současně vytváří přehledné reporty a podklady požadované obecními úřady.

Právní odpovědnost za správnost dat nese vždy hostitel. Best Guest funguje jako pomocný automatizační nástroj: můžete data kontrolovat ručně nebo povolit automatické dokončování (kde aktivací funkce přebíráte plnou odpovědnost za automaticky odeslané záznamy).

Ne — Best Guest nesbírá fotografie dokladů. Online formulář před příjezdem sbírá adresní údaje, zákonem vyžadované informace a digitální podpis hosta.

Best Guest nabízí dva cenové modely: platbu za jednotlivé dokončené check-iny bez paušálu, nebo měsíční či roční předplatné s neomezeným počtem formulářů na nabídku — oba zahrnují kompletní funkcionalitu bez skrytých příplatků.

Best Guest se propojuje s Guesty, Hostaway, Smoobu, Lodgify, Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Avantio, Beds24, Hostfully, Hostify, Uplisting, Tokeet, OwnerRez, iGMS, Rentals United, Sirvoy, RMS Cloud, eviivo, Guestline, Little Hotelier, Zeevou a Amenitiz, a přímo také s OTA kanály Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, Agoda a Trip.com. Návody k nastavení najdete na stránce integrací.

Best Guest importuje vaše rezervace z booking kanálů nebo channel manažerů, pošle každému hostovi bezpečný odkaz na online check-in před příjezdem a po ověření pobytu automaticky odešle požadované hlášení místnímu úřadu.

Ano — Best Guest můžete začít používat ještě před dokončením registrace u místního úřadu a jakmile vám přijdou přístupové údaje, pomůžeme vám zapnout automatizované nebo poloautomatizované hlášení.

Best Guest uchovává data po zákonem požadovanou dobu a umožňuje jejich export kdykoliv během archivace. Po uplynutí retenční lhůty jsou data bezpečně odstraněna v souladu s platnými předpisy.

Ne — hosté mohou registraci dokončit buď před příjezdem, nebo přímo při příjezdu, byť vyplnění předem výrazně zrychlí proces a pomůže odhalit chybějící údaje včas.

Hosté mohou registrační formuláře vyplňovat ve svém preferovaném jazyce. Best Guest automaticky přizpůsobí rozhraní tak, aby byl proces co nejjednodušší pro domácí i zahraniční návštěvníky.

Ano — Best Guest chrání údaje hostů šifrovanou komunikací, auditními logy a řízením přístupu podle rolí, v souladu s GDPR.

Je to zákonem požadovaný záznam, který musí ubytovatel vést o každém hostovi a jeho hlášení — přesný formát stanovuje každá země. Best Guest ho vede automaticky a má ho připravený pro kontroly a exporty.

Best Guest není systém pro správu ubytování. Nespravuje ceny pokojů, obsazenost, distribuci na prodejní kanály ani výnosový management. Soustředí se výhradně na registraci hostů, online check-in, hlášení místním úřadům, evidenci ubytovaných a dodržování předpisů — ve všech zemích, kde působíte.

Ano — Best Guest funguje pro jednotlivé apartmány, penziony, hotely i správce větších portfolií, a všechny rezervace, registrace hostů i zákonné evidence můžete spravovat z jednoho rozhraní.

Ano — evidenci ubytovaných, hlášení místních poplatků i další záznamy si můžete kdykoliv exportovat pro kontroly, místní úřady nebo vlastní archiv.

Best Guest automaticky kontroluje povinná pole a upozorňuje hosty na chybějící informace. Pokud registrace vyžaduje pozornost, její stav se přehledně zobrazí v administraci a host obdrží automatickou připomínku k doplnění údajů. Ubytovatel má zároveň možnost všechny údaje ručně upravit nebo doplnit přímo v administraci. Konečná kontrola a potvrzení správnosti údajů tak vždy zůstává na straně provozovatele ubytování.

Ano — hlavní host může ostatní spolucestující pozvat k samostatnému vyplnění údajů, nebo je vyplnit za ně přímo; Best Guest podporuje oba způsoby.

Ano — Best Guest můžete začít používat pro nové rezervace bez nutnosti převádět historické záznamy, a pokud budete chtít starší data importovat později, rádi pomůžeme.

Před ukončením služby si můžete kdykoliv exportovat své záznamy a zákonné evidence. Vaše data zůstávají po dobu stanovenou podmínkami bezpečně dostupná a přenosná.

Ano — Best Guest si můžete zdarma vyzkoušet po dobu 14 dnů bez dlouhodobého závazku a kdykoliv zrušit.

Best Guest podporuje správce více objektů i externí správce nemovitostí. Přístupová práva a přehledné rozhraní umožňují efektivní správu větších portfolií.

Ne — hosté nemusí instalovat aplikaci ani si vytvářet účet; stačí otevřít bezpečný odkaz, vyplnit údaje a potvrdit registraci v prohlížeči.

Ne — hosté mohou registrační údaje vyplnit ještě před příjezdem, takže je můžete předem zkontrolovat v administraci; za správnost a zákonné vedení evidencí ale vždy odpovídá provozovatel ubytování. Ubytovatel má zároveň možnost všechny údaje ručně upravit nebo doplnit přímo v administraci.

Best Guest průběžně sleduje změny v předpisech o ubytování, požadavcích na hlášení a pravidlech místních poplatků ve všech zemích, které podporuje. Aktualizace systému probíhají automaticky, takže formuláře ani procesy nemusíte při změně legislativy ručně upravovat.

Ano — Best Guest funguje stejně dobře pro jeden apartmán i pro desítky či stovky nabídek, takže můžete začít v malém a později růst bez změny procesů nebo softwaru.

Pomůžeme s prvotním nastavením, integracemi a v případě potřeby i s registrací u místního úřadu nebo pro místní poplatky. Cílem je co nejrychleji a nejplynuleji vás rozjet, ve všech zemích, kde působíte.

Host může registraci dokončit na jakémkoliv zařízení s internetovým prohlížečem, včetně počítače nebo tabletu. Pokud to není možné, může údaje doplnit ubytovatel přímo v administraci Best Guest.

Ano — Best Guest podporuje jak samoobslužné, tak osobní odbavení hostů, takže údaje můžete zkontrolovat společně při příjezdu nebo využít registraci předem online.

Best Guest podporuje rezervace vytvořené přes veřejné rezervační odkazy i vlastní webové stránky. Hostům lze automaticky zaslat registrační formuláře a zahájit proces online check-inu bez ruční práce.

Ve většině případů ano. Jakmile máte všechny požadované údaje o hostovi, hlášení obvykle můžete odeslat ještě před jeho fyzickým příjezdem — místní předpisy většinou stanovují jen nejzazší termín hlášení, ne nejdřívější možný okamžik. Best Guest umožňuje ubytovatelům odeslat údaje o hostovi hned po dokončení online check-inu, tam, kde to místní systém podporuje.