Triggered Correspondence v RMS Cloud automatizuje komunikáciu s hosťami na základe termínov a podmienok — presne to, čo potrebujete na doručenie registračného odkazu. Best Guest sa prepája dvoma spôsobmi:

Odhadovaný čas nastavenia: 5–10 minút.

Než začnete

  • Aktívny účet RMS Cloud
  • Účet Best Guest
  • Váš registračný odkaz Best Guest, napr.
https://bestguest.app/l/vasa-ponuka?channel=rms

(Použite svoj skutočný odkaz. ?channel=rms zaznamená pôvod rezervácie.)

Použite správny odkaz: každá ponuka — byt, izba, stan, karavan alebo akákoľvek vaša najmenšia rezervovateľná jednotka — má svoj vlastný jedinečný registračný odkaz. Ak spravujete viac ponúk, overte si, že kopírujete ten správny. Všetky odkazy nájdete v Best Guest v sekcii Ubytovanie → [ubytovanie] → Ponuky → Kopírovať odkaz na ponuku, alebo ich získate v kroku Ponuky počas onboardingu.

Cesta 1 — Triggered Correspondence

  1. V RMS najprv vytvorte správu ako Form Letter — prejdite do Setup → Correspondence → Form Letters, pridajte obsah registračnej správy a vložte pole s menom hosťa z editora RMS.
  2. Prejdite do Guest Portal → Triggered Correspondence a vytvorte nové pravidlo s názvom „Best Guest Registrácia”.
  3. Nastavte spúšťač na Before → Reservation Arrive Date (napr. 2–3 dni pred príchodom) a akciu na Send Correspondence, kde vyberiete Form Letter vytvorený v kroku 1.
  4. Ak chcete cieliť na konkrétne OTA alebo ich vylúčiť, použite filter Booking Source v časti Exclusions daného pravidla.
Vážený hosť (meno hosťa),

pred príchodom prosím dokončite online registráciu hosťa:
https://bestguest.app/l/vasa-ponuka

Zaberie to menej než 2 minúty. Tešíme sa na vás.

Uplatnite filtre/výnimky, aby ste presne kontrolovali, kedy a komu sa odošle.

Odporúčanie: pripomienka jeden deň po príchode

Best Guest automaticky pripomenie hlavnému hosťovi, ak registráciu začal, ale nedokončil ju. Ak hosť formulár vôbec neotvorí, táto automatická pripomienka ho nezastihne — preto sa oplatí naplánovať druhé pravidlo Triggered Correspondence, a to 1 deň po príchode namiesto pred ním, iba s odkazom:

Dobrý deň (meno hosťa),

je všetko v poriadku? Vyplnili ste všetky formuláre a sú údaje správne?
Ak ešte potrebujete niečo doplniť alebo zmeniť, použite tento odkaz:
https://bestguest.app/l/vasa-ponuka

Cesta 2 — Synchronizácia iCal

Verejné centrum pomoci RMS Cloud nedokumentuje žiadny vyhradený export iCal/ICS na prenos rezervácií do externého nástroja. Na import rezervácií z RMS Cloud do funkcie Overenie rezervácií v Best Guest skontrolujte nastavenia kanálov/distribúcie vo vašom účte, či taká možnosť exportu kalendára existuje, prípadne si to overte so svojím zástupcom RMS Cloud.

Odporúčaný harmonogram

  • Rezervácia potvrdená → iba potvrdenie
  • 2–3 dni pred príchodom → registračný odkaz
  • 24 h pred príchodom → pokyny na prístup
  • 1 deň po príchode → pripomienka pre hostí, ktorí nedokončili registráciu
  • Odchod → poďakovanie

Riešenie problémov

Správa sa neodoslala — potvrďte, že je spúšťač aktívny, časovanie a podmienky príjemcu/filtrov.

Rezervácia chýba v Best Guest — overte URL a ?channel=rms.

Ďalšie kroky

Časté otázky

Môžem kontrolovať presne, kto dostane správu Triggered Correspondence?

Áno — v pravidle použite filtre a výnimky, aby ste presne určili, kedy a komu sa odošle, namiesto odosielania pri každej rezervácii bez podmienok.

Iba informatívne

Táto stránka slúži iba pre všeobecnú informáciu a nie je právnym ani daňovým poradenstvom. Sadzby, lehoty a oslobodenia stanovuje zákon a obecné vyhlášky a môžu sa meniť — aktuálne požiadavky si vždy overte na svojej obci alebo u odborného poradcu.