Triggered Correspondence v RMS Cloud automatizuje komunikaci s hosty na základě dat a podmínek — přesně to, co potřebujete k doručení registračního odkazu. Best Guest se propojuje dvěma způsoby:

Odhadovaný čas nastavení: 5–10 minut.

Než začnete

  • Aktivní účet RMS Cloud
  • Účet Best Guest
  • Registrační odkaz Best Guest, např.
https://bestguest.app/l/vase-nabidka?channel=rms

(Použijte svůj skutečný odkaz. ?channel=rms zaznamená původ rezervace.)

Použijte správný odkaz: každá nabídka — byt, pokoj, stan, karavan nebo jakákoli vaše nejmenší rezervovatelná nabídka — má svůj vlastní jedinečný registrační odkaz. Pokud správujete více nabídek, ověřte, že kopírujete ten správný. Všechny odkazy najdete v Best Guest v sekci Ubytování → [ubytování] → Nabídky → Kopírovat odkaz na nabídku, nebo je získáte v kroku Nabídky během onboardingu.

Cesta 1 — Triggered Correspondence

  1. V RMS nejprve vytvořte zprávu jako Form Letter — přejděte do Setup → Correspondence → Form Letters, přidejte obsah registrační zprávy a vložte pole pro jméno hosta z editoru RMS.
  2. Přejděte do Guest Portal → Triggered Correspondence a vytvořte nové pravidlo s názvem „Best Guest Registrace”.
  3. Nastavte spouštěč na Before → Reservation Arrive Date (např. 2–3 dny před příjezdem) a akci na Send Correspondence, kde vyberete Form Letter vytvořený v kroku 1.
  4. Pokud chcete cílit na konkrétní OTA nebo je vyloučit, použijte filtr Booking Source v části Exclusions daného pravidla.
Vážený/á (jméno hosta),

před příjezdem prosím dokončete online registraci hosta:
https://bestguest.app/l/vase-nabidka

Zabere to méně než 2 minuty. Těšíme se na vás.

Pomocí filtrů/výjimek řiďte přesně, kdy a komu se zpráva odešle.

Doporučení: připomínka jeden den po příjezdu

Best Guest automaticky připomene hlavnímu hostovi, pokud registraci začal, ale nedokončil ji. Pokud host formulář vůbec neotevře, tato automatická připomínka ho nezastihne — proto se vyplatí naplánovat druhé pravidlo Triggered Correspondence, a to 1 den po příjezdu místo před ním, pouze s odkazem:

Dobrý den (jméno hosta),

je vše v pořádku? Vyplnili jste všechny formuláře a jsou údaje správné?
Pokud ještě potřebujete něco doplnit nebo změnit, použijte tento odkaz:
https://bestguest.app/l/vase-nabidka

Cesta 2 — Synchronizace iCal

Veřejné centrum nápovědy RMS Cloud nedokumentuje žádný vyhrazený export iCal/ICS pro přenos rezervací do externího nástroje. Pro import rezervací z RMS Cloud do funkce Ověření rezervací v Best Guest zkontrolujte nastavení kanálů/distribuce ve vašem účtu, zda taková možnost exportu kalendáře existuje, případně si to ověřte se svým zástupcem RMS Cloud.

Doporučený harmonogram

  • Rezervace potvrzena → jen potvrzení
  • 2–3 dny před příjezdem → registrační odkaz
  • 24 h před příjezdem → pokyny k přístupu
  • 1 den po příjezdu → připomínka pro hosty, kteří nedokončili registraci
  • Odjezd → poděkování

Řešení potíží

Zpráva se neodeslala — ověřte, že je spouštěč aktivní, časování a podmínky příjemce/filtru.

Rezervace chybí v Best Guest — ověřte URL a ?channel=rms.

Další kroky

Pouze informativní

Tato stránka slouží pouze pro obecnou informaci a není právním ani daňovým poradenstvím. Sazby, lhůty a osvobození stanoví zákon a obecní vyhlášky a mohou se měnit — aktuální požadavky si vždy ověřte u své obce nebo odborného poradce.