Beds24 + Best Guest: automatizujte registráciu hostí

Než začnete

• Aktívny účet Beds24, ktorý už prijíma rezervácie
• Účet Best Guest
• Váš registračný odkaz Best Guest, napr.

https://app.bestguestapp.com/l/vasa-ponuka?channel=beds24

(Použite svoj skutočný odkaz. ?channel=beds24 zaznamená pôvod rezervácie.)

Použite správny odkaz: každá ponuka — byt, izba, stan, karavan alebo akákoľvek vaša najmenšia rezervovateľná jednotka — má svoj vlastný jedinečný registračný odkaz. Ak spravujete viac ponúk, overte si, že kopírujete ten správny. Všetky odkazy nájdete v Best Guest v sekcii Ubytovanie → [ubytovanie] → Ponuky → Kopírovať odkaz na ponuku, alebo ich získate v kroku Ponuky počas onboardingu.

Cesta 1 — Auto Action

V Beds24 Message Template definuje obsah a Auto Action definuje kedy/komu/ako sa odošle. Nastavte ich raz pre všetky ponuky a zdroje rezervácií.

Krok 1: Vytvorte šablónu správy

V Beds24 pridajte novú šablónu správy s týmto textom v čistom formáte:

Dobrý deň {FIRSTNAME},

pred príchodom prosím dokončite online registráciu hosťa:
https://app.bestguestapp.com/l/vasa-ponuka

Proces zaberie menej než 2 minúty. Tešíme sa na vás.

Text udržujte kompatibilný s čistým formátom pre správy OTA; pre e-mailové doručenie môžete pridať HTML.

Krok 2: Vytvorte pravidlo Auto Action

1. Prejdite na Settings → Guest Management → Auto Actions.
2. Add Auto Action s názvom „Best Guest Registrácia”.
3. Spúšťač: Check-in, čas spustenia −2 dni (odošle sa 2 dni pred príchodom).
4. Odoslať okamžite, ak rezervácia príde po 2-dňovom okne (pokrýva neskoré rezervácie).
5. Podmienky rezervácie:
   • Zdroj: All (vyhnite sa jednej Auto Action na OTA — Beds24 už agreguje)
   • Stav: All not cancelled (iba potvrdené a čakajúce)
6. Spôsob odoslania: Send Message → Booking API / Smart Email.
7. Vykonanie: One time only, aby ste predišli duplicitám.
8. Prepojte so svojou šablónou „Best Guest Registrácia”.
9. Uložte a aktivujte.

Odporúčanie: pripomienka jeden deň po príchode

Best Guest automaticky pripomenie hlavnému hosťovi, ak registráciu začal, ale nedokončil ju. Ak hosť formulár vôbec neotvorí, táto automatická pripomienka ho nezastihne — preto sa oplatí naplánovať druhú Auto Action, a to 1 deň po príchode namiesto pred ním, iba s odkazom:

Dobrý deň {FIRSTNAME},

je všetko v poriadku? Vyplnili ste všetky formuláre a sú údaje správne?
Ak ešte potrebujete niečo doplniť alebo zmeniť, použite tento odkaz:
https://app.bestguestapp.com/l/vasa-ponuka

Cesta 2 — Synchronizácia iCal

Na import rezervácií Beds24 do funkcie Overenie rezervácií v Best Guest skopírujte odkaz exportu iCal ponuky z Beds24 a vložte ho do Best Guest.

Odporúčaný harmonogram

• Rezervácia potvrdená → iba potvrdenie
• 2 dni pred príchodom → registračný odkaz
• V deň príchodu → pokyny na prístup
• 1 deň po príchode → pripomienka pre hostí, ktorí nedokončili registráciu
• Deň pred odchodom → pripomienka na odchod

Držte sa 3–4 automatizovaných kontaktných bodov pred príchodom.

Riešenie problémov

Správa sa nikdy neodošle — skontrolujte, že je Auto Action zapnutá, časovanie spustenia, filtre stavu rezervácie a nastavenie Send Message.

Duplicitné správy — ak bežia súčasne automatizácia OTA aj Auto Actions Beds24, vyberte jednu hlavnú vrstvu.

Rezervácia chýba v Best Guest — overte URL a ?channel=beds24.

Ďalšie kroky

• Ako fungujú automatické správy hosťom
• Ako funguje synchronizácia iCal
• Súvisiace: Smoobu · Tokeet · všetky integrácie