Agoda + Best Guest: automatizujte registráciu hostí

Než začnete

Kritický prvý krok: Aktivujte Agoda Customer Messaging

Zasielanie správ hosťom na Agode nie je vždy predvolene zapnuté. Musíte si ho vyžiadať cez podporu:

1. Prihláste sa do YCS (Yield Control System).
2. Prejdite na Support → Request Support.
3. Vyžiadajte „Enable Customer Messaging” a požiadajte o nastavenie e-mailových upozornení.

Agoda toto zvyčajne schváli do 24–48 hodín. Nepokračujte v ďalších krokoch, kým nedostanete potvrdenie, že Customer Messaging je aktívne.

Po aktivácii pripravte:

• Účet Best Guest
• Váš registračný odkaz Best Guest, napr.

https://app.bestguestapp.com/l/vasa-ponuka?channel=agoda

(Použite svoj skutočný odkaz. ?channel=agoda zaznamená pôvod rezervácie.)

Použite správny odkaz: každá ponuka — byt, izba, stan, karavan alebo akákoľvek vaša najmenšia rezervovateľná jednotka — má svoj vlastný jedinečný registračný odkaz. Ak spravujete viac ponúk, overte si, že kopírujete ten správny. Všetky odkazy nájdete v Best Guest v sekcii Ubytovanie → [ubytovanie] → Ponuky → Kopírovať odkaz na ponuku, alebo ich získate v kroku Ponuky počas onboardingu.

Cesta 1 — Automatická správa

Najprv aktivujte Customer Messaging

Zasielanie správ hosťom na Agode nie je vždy predvolene zapnuté. V YCS → Support → Request Support požiadajte Agodu o aktiváciu Customer Messaging a e-mailových upozornení.

Postup

1. V YCS otvorte Bookings → Reservations → Chat with guests.
2. Vytvorte opakovane použiteľnú šablónu s názvom „Best Guest Registrácia” (Agoda podporuje šablóny odpovedí).
3. Pridajte svoju registračnú správu s jasnou jedinou výzvou na akciu.

Odporúčaná správa:

Dobrý deň (meno hosťa),

pred príchodom prosím dokončite online registráciu hosťa:
https://app.bestguestapp.com/l/vasa-ponuka

Zaberie to asi 2 minúty. Tešíme sa na vás.

Dôležité: Agoda môže URL adresy odstrániť

Agoda môže automaticky skryť URL adresy v správach, aby znížila riziko phishingu. Než automatizáciu zapnete pre všetky rezervácie:

1. Otestujte vlastnou rezerváciou a overte, že sa registračný odkaz zobrazuje správne.
2. Ak je odkaz skrytý, vyberte jedného vlastníka komunikácie, aby ste predišli duplicitným správam:
   • Možnosť A: Použite Customer Messaging Agody (PMS nech mlčí).
   • Možnosť B: Použite svoj PMS na odoslanie správy (vypnite správy Agody).
3. Ak použijete možnosť A a odkazy zostanú skryté, zvážte záložné riešenia:
   • Hostia dostanú nadväzujúci e-mail (priamo z Best Guest alebo z e-mailu vašej ponuky).
   • Ručné dodatočné oslovenie cez WhatsApp alebo telefón.
   • Uvedenie registračnej URL v informáciách pred príchodom alebo v dokumentoch k check-inu.

Odporúčanie: pripomienka jeden deň po príchode

Best Guest automaticky pripomenie hlavnému hosťovi, ak registráciu začal, ale nedokončil ju. Ak hosť formulár vôbec neotvorí, táto automatická pripomienka ho nezastihne — preto sa oplatí naplánovať druhú šablónu správy, a to 1 deň po príchode namiesto pred ním, iba s odkazom:

Dobrý deň (meno hosťa),

je všetko v poriadku? Vyplnili ste všetky formuláre a sú údaje správne?
Ak ešte potrebujete niečo doplniť alebo zmeniť, použite tento odkaz:
https://app.bestguestapp.com/l/vasa-ponuka

Cesta 2 — Synchronizácia iCal

Na import rezervácií Agody do funkcie Overenie rezervácií v Best Guest skopírujte odkaz exportu kalendára (.ics) vašej ponuky z YCS (alebo z channel manažéra, ak je Agoda prepojená cez neho) a vložte ho do Best Guest. Ak Agoda pre váš typ ponuky priamy export iCal neponúka, synchronizujte namiesto toho cez pripojeného channel manažéra — pozrite všetky integrácie.

Odporúčaný harmonogram

• Rezervácia potvrdená → žiadosť o registráciu
• 2 dni pred príchodom → pokyny na príchod
• V deň check-inu → uvítacia správa
• 1 deň po príchode → pripomienka pre hostí, ktorí nedokončili registráciu
• Deň pred odchodom → pripomienka na odchod

Registráciu a pokyny na prístup držte v samostatných správach.

Overenie

Po vytvorení šablóny si overte, že funguje:

1. Vytvorte testovaciu rezerváciu vo svojej ponuke na Agode.
2. V YCS prejdite na Reservations → Messages a skontrolujte, že sa zobrazuje správa vašej šablóny.
3. Skontrolujte schránku YCS aj e-mail, aby ste potvrdili doručenie.
4. Overte, že je registračný odkaz viditeľný — ak je skrytý, pozrite si vyššie sekciu „Agoda môže URL adresy odstrániť”.

Riešenie problémov

Správa sa v YCS nezobrazila — potvrďte, že je Customer Messaging aktívne, skontrolujte, či je šablóna priradená k správnemu stavu rezervácie, a overte, že testovacia rezervácia zodpovedá podmienkam.

Hosť odkaz nevidí — Agoda ho mohla odstrániť; otestujte vlastnou rezerváciou a postupujte podľa záložných možností uvedených vyššie.

Rezervácia chýba v Best Guest — overte URL a ?channel=agoda.

Ďalšie kroky

• Ako fungujú automatické správy hosťom
• Ako funguje synchronizácia iCal
• Súvisiace: Booking.com · Expedia · všetky integrácie